Website-Monitoring-Checkliste für Agenturen

Diese Checkliste ist für Agenturen und Freelancer gedacht, die mehrere Kundenwebsites betreuen. Sie funktioniert mit jedem Monitoring-Werkzeug – oder als Grundlage, um das Thema mit Kunden und im Team zu besprechen. Gehen Sie sie am besten einmal pro Kunde durch und halten Sie die Ergebnisse im Wartungsvertrag oder in Ihrer Kundendokumentation fest.

1. Bestandsaufnahme

• Liste aller betreuten Websites mit Kunde, Ansprechpartner und Vertragsart (Wartungsvertrag, Hosting, nur Erstellung).
• Für jede Website: Wo liegt die Domain, wo das Hosting, wer verwaltet das DNS?
• Welche Subdomains gibt es (www, shop, termine, …) und sind sie alle noch in Gebrauch?
• Wer bekommt heute eine Meldung, wenn eine Website ausfällt – und gilt das auch nachts und im Urlaub?

2. Welche Seiten überwacht werden sollten

Die Startseite allein reicht nicht. Wählen Sie pro Website die Seiten aus, an denen das Geschäft des Kunden hängt.

• Startseite – als Grundprüfung der Erreichbarkeit.
• Die eine Seite, über die Kunden Kontakt aufnehmen: Kontaktformular, Terminbuchung, Angebotsanfrage, Rückrufbitte.
• Die Seite, die Umsatz bringt: Shop-Kategorie, Produktseite, Preisliste, Speisekarte.
• Für jede dieser Seiten einen erwarteten Text notieren, der nur bei funktionierender Seite erscheint, etwa die Button-Beschriftung „Termin anfragen“. Der Text muss im HTML stehen, nicht erst per JavaScript erscheinen.
• Seiten hinter einem Login oder mit Passwortschutz ausnehmen – sie lassen sich von außen nicht sinnvoll prüfen.

3. Domain, DNS und Zertifikate

• SSL-Zertifikat für jede genutzte Subdomain überwachen, nicht nur für die Hauptdomain.
• Ablaufwarnung mindestens zwei Wochen im Voraus.
• Ablaufdatum der Domain selbst im Kalender oder beim Registrar prüfen (das prüft ein Website-Monitoring in der Regel nicht).
• Notieren, wer DNS-Änderungen vornehmen darf – Kunden ändern Einträge manchmal selbst, etwa beim Wechsel des E-Mail-Anbieters.

Hintergründe dazu: SSL-Zertifikate überwachen.

4. Intervall und Alarmregeln

• Intervall: Für Websites kleiner und mittlerer Unternehmen sind wenige Minuten ein guter Kompromiss. Ein Intervall von einer Minute bringt mehr Meldungen, aber selten eine schnellere Reaktion, wenn niemand sofort reagieren kann.
• Bestätigung: Einen Ausfall erst nach mindestens zwei fehlgeschlagenen Prüfungen melden. Ein einzelner Timeout ist häufig ein Netzwerkaussetzer, kein Ausfall.
• Eine Meldung pro Störung: Keine Wiederholung alle paar Minuten, sondern eine Meldung beim Ausfall und eine bei der Wiederherstellung.
• Empfänger: Ein Postfach oder Verteiler, das während der Geschäftszeiten sicher gelesen wird. Private Postfächer einzelner Mitarbeiter vermeiden.

5. Ablauf bei einer Störung

• Wer prüft eine Meldung als Erstes, und innerhalb welcher Zeit?
• Kurzer Gegencheck: Ist die Seite im Browser (am besten auch mobil, außerhalb des Büronetzes) wirklich gestört?
• Ursache grob einordnen: Hosting, DNS, Zertifikat, letztes Update.
• Ab wann wird der Kunde informiert, und von wem? Eine Vorlage hilft – siehe Ausfälle erkennen und Kunden informieren.
• Nach der Behebung: Ursache und Dauer kurz dokumentieren.

6. Nach Updates und Änderungen

• Nach Plugin-, Theme- oder Core-Updates die überwachten Seiten im Blick behalten; ein Fehler zeigt sich oft erst beim nächsten Prüfdurchlauf.
• Bei Relaunch, Umzug oder neuen URLs die überwachten Adressen und erwarteten Texte anpassen – sonst gibt es Fehlalarme.
• Formulare, die E-Mails verschicken, regelmäßig mit einer Testanfrage prüfen. Das kann ein reines Erreichbarkeits-Monitoring nicht leisten.

7. Mit dem Kunden vereinbaren

• Was ist im Wartungsvertrag enthalten: Überwachung, Reaktionszeit, Behebung?
• Zu welchen Zeiten wird reagiert (z. B. werktags 9–17 Uhr)?
• Welche Probleme liegen außerhalb Ihrer Verantwortung, etwa beim Hoster oder bei Drittanbietern?
• Wie und wie oft berichten Sie über Störungen?

Kurzfassung zum Ausdrucken

1. Startseite plus Kontakt- und Umsatzseite jeder Website überwachen.
2. Pro Seite einen erwarteten Text festlegen.
3. Zertifikate aller Subdomains prüfen, Warnung zwei Wochen vorher.
4. Alarm erst nach bestätigtem Fehler, eine Meldung pro Störung.
5. Klare Zuständigkeit und eine Vorlage für die Kundeninformation.
6. Nach Updates und Relaunches die Überwachung anpassen.
7. Formulare regelmäßig mit einer echten Testanfrage prüfen.

D3bris deckt die Punkte 1 bis 4 ab: bis zu drei Seiten je Website mit erwartetem Text, SSL-Warnung 14 Tage vorher und eine bestätigte E-Mail pro Störung. Die Punkte 5 bis 7 bleiben Teil Ihres Agenturprozesses.